ToBS

Teilnehmerorientiertes Bestellsystem

ToBS wurde für Cateringunternehmen entwickelt, die ihren Teilnehmern an der Gemeinschaftsverpflegung die Möglichkeit bieten, über das Internet ihre Speisenbestellungen für einen bestimmten Zeitraum aufzugeben.    
Dabei war zu berücksichtigen, dass auch Personen, die im Umgang mit PC’s und EDV ungeübt sind, eine sehr leichte und intuitive Bedienung des Systems vorfinden. 

Dieses Bestellportal ist besonders geeignet für:

-    Essen auf Rädern
-    Firmen
-    Schulen
-    Kindergärten
-    Tagesstätten
-    und ähnlichen Einrichtungen

ToBS ist eine Web-Anwendung, die direkt mit OrgasoftNT verbunden ist und automatisch alle Bestellungen zur weiteren Bearbeitung an OrgasoftNT übergibt.
Alle Geschäftsprozesse nach der Bestellung,  über die Produktionsplanung, Produktion, Lieferung, Einzel- oder Sammelrechnung bis hin zum Datenträgeraustausch für den Bankeinzug erfolgen in OrgasoftNT
Ebenso erfolgt die Anlage und Pflege der Stammdaten, kundenspezifischer Konditionen und Speisepläne ausschließlich in OrgasoftNT.

ToBS passt sich dynamisch an die Vorgaben aus OrgasoftNT an, d.h., Änderungen an Speiseplänen, Kundendaten und anderen Daten, werden in OrgasoftNT gepflegt und automatisch von ToBS übernommen. Manueller Import oder Export von Daten entfällt.

Die hohe Flexibilität für die Abbildung unterschiedlichster Anforderungen und Geschäftsprozesse erlaubt den Einsatz in allen Einrichtungen im Bereich der Gemeinschaftsverpflegung.

ToBS erlaubt den Bestellzugang beliebig vieler Kunden auf das zentrale Warenwirtschaftssystem OrgasoftNT des Cateringunternehmens.


Speisenbestellung Schulen

 
ToBS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Speisenbestellung erfolgt pro Tag und Teilnehmer.

Der Speiseplan wird in OrgasoftNT erstellt und nach Freigabe für ToBS automatisch und dynamisch dargestellt. D.h., dass sich die Darstellung in ToBS automatisch ändert, wenn Änderungen im Speiseplan erfolgen.


Alle Bestellungen gehen automatisch in OrgasoftNT als Kundenbestellung ein und werden dort auf dem weiteren Weg bis zur Fakturierung an den Kunden bearbeitet.

Neben den üblichen Geschäftsvorfällen, Formularen, Listen und Auswertungen des Warenwirtschaftssystems OrgasoftNT sind folgende, für die Gemeinschafts-verpflegung an Schulen erforderliche Vorgänge enthalten:

•    Klassenpläne
Wochenweise Darstellung der bestellten Speisen pro Schüler, Lehrer und Mitarbeiter.
•    Essenmarken
Druck von Essenmarken mit Datum, Name und bestellter Speise


Mögliche Szenarien der Systemkonfiguration:

1.    Cateringunternehmen
Alle Systemkomponenten werden beim Cateringunternehmen installiert.
Die Schulen erhalten einen Speiseplan für einen bestimmten Zeitraum im Voraus und bestellen auf vorbereiteten Listen.
Im Cateringunternehmen werden dann die Bestellungen in das System eingegeben
Die Berechnung der Leistungen erfolgt durch das Cateringunternehmen.

2.    Schule – Cateringunternehmen
Alle Systemkomponenten werden beim Cateringunternehmen installiert.
Die Schulen erhalten einen Web-Zugang zu dem System und bestellen z.B. Klassenweise für einen bestimmten Zeitraum im Voraus
Die Berechnung der Leistungen erfolgt durch das Cateringunternehmen

3.    Teilnehmer – Cateringunternehmen
Alle Systemkomponenten werden beim Cateringunternehmen installiert.
Jeder Teilnehmer erhält einen Web-Zugang zu dem System und bestellt, nach Auswahl von Schule und Klasse für einen bestimmten Zeitraum im Voraus seine Speisen.
Die Berechnung der Leistungen erfolgt durch das Cateringunternehmen

4.    Teilnehmer – Schule –Cateringunternehmen
In diesem Fall werden alle Systemkomponenten, d. h. alle für Bestellung und Fakturierung erforderlichen Module, in der Schule installiert.
Das Cateringunternehmen hat entweder ein eigenes System für die Speiseplanung, Produktion und Fakturierung, oder setzt ebenfalls Orgasoft NT, speziell für diesen Bereich eingerichtet, ein.
Jeder Teilnehmer erhält einen Web-Zugang zum System der Schule und bestellt, z. B. nach Auswahl der Klasse für einen bestimmten Zeitraum im Voraus seine Speisen.
Die Berechnung der Leistungen erfolgt durch das Cateringunternehmen an die Schule und die Schule berechnet die Leistungen an die Teilnehmer.

Die Übermittlung der Speisepläne an die Schule und die Übertragung der Bestellungen an das Cateringunternehmen kann per Datenaustausch erfolgen.


Bei den Punkten 1 -3, kann das Cateringunternehmen beliebig viele Einrichtungen wie Schulen, Kindergärten, Seniorenheime oder auch Essen auf Rädern bedienen.

Änderungen der bestellten Speisen, Abmeldungen oder Buchungen, können bis zu einem festgelegten Zeitpunkt, von den Bestellern vorgenommen werden.

Die Fakturierung, in Form von Sammelrechnungen  kann in allen dargestellten Fällen, automatisch gesteuert und in beliebig festgelegten Abständen erfolgen.
Individuell verhandelte Preise werden Teilnehmer genau berücksichtigt.
Datenträgeraustausch für den Bankeinzug der Forderungen ist ebenso ein wichtiger Bestandteil des Systems.